Hur att jobba hemifrån har fått mig att jobba smartare

Mina två nya arbetsplatser i vardagsrummet som jag varvar mellan.

Ytterligare en månad av mitt första år på EY har passerat och det är dags för en ny uppdatering från mig. Med risk för att låta som en trasig LP-skiva som snurrar i samma spår, har jag dessvärre inte så mycket mer att bjuda på än en uppdatering om min home office-rutin. Liksom andra på EY har jag arbetat hemifrån sedan mitten av mars, vilket kommer vara mer eller mindre exakt 6 veckor när detta inlägg publiceras.

Jag måste ändå säga att mitt jobb (förutom att det nu sker från mitt vardagsrum) har fortskridit som vanligt utan större friktion. Jag är så tacksam över vår teknik som tillåter oss att arbeta vidare med våra projekt på distans med hjälp av Teamssamtal och skärmdelning. Jag har haft presentationer, utbildningar, teamluncher och massvis med möten med videosamtal. Tidigare brukade jag stänga av kameran på en millisekund efter att ett möte startat, men nu uppskattar jag verkligen att kunna ”se” den man pratar med.

Jag har insett att det faktiskt finns en del andra saker som jag lärt mig under home office-tiden och som jag kommer fortsätta med när vi får gå tillbaka till kontoret. De två första veckorna hemma var lite kluriga för mig, då det kändes som att jag jobbade hela tiden trots att jag faktiskt inte rapporterade in någon övertid. Det fick mig att se över när och hur jag spenderade mina arbetstimmar och ta fram nya metoder för att arbeta smartare. Det här är det jag tar med mig:

  • Jobba på jobbet – Jag är en sån person som tar med mig jobbdatorn hem varenda kväll och som tar mig till kontoret vissa helger för att hämta datorn när jag lämnat den där för att gå på en AW på fredagen. Många kvällar tar jag upp datorn för att svara på ett mejl och fastnar i en timme. Andra kvällar har jag planerat att jobba vidare, men gör inte det och får i stället dåligt samvete. Det tredje skälet till att jag har datorn hemma är ifall något skulle hända och jag skulle behöva ta action på det. Om jag ska vara helt ärlig med mig själv, är det ytterst sällan det inte kan vänta till morgonen eller lösas med ett mejl skickat från telefonen. Det jag har lärt mig är att de kvällar jag bara är hemma och datorn fått hänga med, så checkar jag aldrig ut 100 procent från jobbet. Det jag kommer göra i framtiden är att stanna kvar en extra timme för att göra det som verkligen behövs göras och sedan lämna jobbet på jobbet. Ett tips när du arbetar hemifrån är att i slutet av dagen lägga datorn i ett skåp där du inte kan se den.
  • Sluta multitaska – Jag, liksom många andra, är en mästare på att multitaska… tror jag åtminstone. En annan positiv sak från den senaste tiden är att både min mejl och chatt laggar när jag har videosamtal, så jag har inte kunnat skumläsa notifikationer eller strösvara på mejl under de delar av mötena som inte berör mig. Det är inte bara mycket trevligare när alla personer som befinner sig i mötet faktiskt är närvarande, utan jag är rätt säker på att man sparar tid när man inte hoppar mellan olika uppgifter utan att färdigställa något. Detsamma gäller tiden man sedan spenderar på att försöka förstå vart konversationen lett under den minut man zonat ut. Visst finns det olika typer av möten, men generellt är de ett forum för att sprida information, för diskussioner eller brainstorming – så passa på att vara närvarande och du kommer få ut så mycket mer. 
En av alla mina promenader jag tagit på luncherna.
  • Ta raster – Denna punkt faller under de två ovan. I stället för att plocka upp telefonen och fastna på Instagram ett par minuter varje timme, så är det bättre att unna sig själv en riktig rast för att samla energi. Ta en 15 minuters kaffe med ett par kollegor i stället. Det håller motivationen och fokuset uppe. Eller spendera 10 minuter med din telefon, men gör det till en medveten rast och byt miljö i stället för att sitta kvar vid skrivbordet. Detsamma gäller möten – se dem som en rast från det mer analytiska arbetet du gör under resten av dagen. Sedan jag började jobba har jag varit riktigt dålig på att ta raster, då jag tänkt att jag hellre går hem lite tidigare. Men jag har definitivt sett en skillnad i min motivation och produktivitet när jag börjat införa korta raster.
  • Vad skapar värde – Vi pratar ofta om 80/20-principen, vilket i sin enkelhet betyder att det kanske inte alltid är värdeskapande att ge 100 procent i varenda situation, utan att i stället identifiera när det är viktigt att saker är att yttersta kvalitet och när det inte behövs. Det handlar om att använda sin tid optimalt och undvika att överarbeta. Ett exempel var i början av ett projekt då jag och en kollega spenderade ett par timmar på att formulera ett väldigt tydligt och formellt mejl som förklarade alla steg, ansvarsområden, dokumentation, etc. i projektet. Vi skickade mejlet till vår kund som svarade inom 5 minuter med ”Tjena gänget, kan vi ta det här på telefon i stället?”. Då kändes det rätt onödigt att vi hade skrivit om processbeskrivningen i tre omgångar. Det finns helt klart situationer när ett välformulerat mejl sparar tid i längden då du slipper följdfrågor, men det är värt att känna av situationen först. Ett tips är att fråga dina teammedlemmar eller kunder vad de faktiskt tycker är väsentlig och vad som snarare är bra att ha, men inget krav.
  • Prioritera din dag – Spendera 10 minuter varje morgon med att skapa en plan för din dag. Gör det som absolut måste avslutas först eller det som går snabbt att beta av, så du slipper tänka på det. Att skriva ner alla action points gör också att man slipper lägga tid på att försöka minnas vad det var man skulle göra. Jag använder mig av flaggfunktionen i Outlook där jag rangordnar min lista efter ”due date” och där jag även ställer in påminnelser för särskilt viktiga saker. Jag kollar alltid igenom min kalender på morgonen och gör en plan för vad jag ska göra mellan olika möten. Det må vara en väldigt enkel rutin, men det skapar en bra struktur för dagen.
  • Anteckningar och mejl – När vi ändå är inne på struktur. Att ha en strukturerad inkorg och struktur för sina anteckningar tar kanske lite extra tid varje dag, men du sparar såå mycket tid i längden då du snabbt kan leta fram information du behöver veckor senare eller återanvända material. Jag har hur många mappar och undermappar som helst i min Outlook och Onenote. Jag förespråkar inte att ha 100 mappar i sin inkorg bara för att jag har det, utan välj en struktur som funkar för dig och håll dig till den. Att ha en för ambitiös plan som du sedan inte följer är bara onödigt.

Förhoppningsvis kan några av dessa tips vara hjälpsamma för dig när det gäller att lägga tid på rätt saker, ha mer energi över och arbeta mer strukturerat. Att återhämta sig är superviktigt och det är inte antalet timmar som man lagt, utan det man producerat som är det viktiga 🙂

Ta hand om er,

Josefin